Some notes when writing English emails

Subscribe to my newsletter and never miss my upcoming articles

Trong quá trình đi làm, việc phải đọc và viết email bằng tiếng Anh là không tránh khỏi, đặc biệt nếu bạn làm trong các công ty nước ngoài. Hôm nay mình có ngồi tổng hợp lại cũng như tham khảo một số tài liệu và rút ra một số lưu ý về việc viết mail tiếng Anh:

1. Hình thức chào hỏi

  • Dear Sir/Madam: dùng khi gửi cho một ai đó mà ta không biết rõ

    => kết thúc bằng Your faithfully

  • Dear Mr Jones: dùng khi ta biết một người nào đó tên Jones

    => kết thúc bằng Your sincerely

  • Khi đã biết rõ nhau thì có thể kết thúc bằng With best wishes hoặc With kind regards

  • hoặc đơn giản hơn, không quan trọng lắm thì có Best

2. Một số lưu ý khi viết body

  • Phần nội dung cần thông điệp rõ ràng, tránh các câu quá dài vì sẽ gây hiểu lầm

  • Trừ khi gửi cho người thân, bạn nên tránh các câu hỏi trực tiếp, quá thẳng thừng

VD: Would you let me know when we may expect your visit?

thay vì When will you visit us?

  • Tránh ghi con số ngày tháng dễ gây hiểu nhầm

VD: 4-5-2021 = ngày 4 tháng 5 trong tiếng Anh, nhưng trong tiếng Mỹ là ngày 5 tháng 4

=> 4th May 2021

  • Tránh viết tắt (I'm, I've seen, I don't) mà nên dùng I am, I have seen, I do not

  • Tránh dùng tiếng lóng trong văn nói (gonna, wanna, gotta,...)

  • Tránh dùng want cho ngôi thứ nhất (I) => dùng would like

  • Tránh dùng should cho ngôi thứ 2 (You) => nghe kiểu dạy bảo đối tác

3. Một số cấu trúc thường gặp

a. Cảm ơn người nhận vì lý do gì đó

  • Thank you for your email about...
  • Thank you for contacting us...
  • Thank you for your prompt reply...

b. Trình bày lý do viết email

  • I regret to inform you that...
  • We are pleased to announce that...
  • I am writing this email to inform you that...
  • I am pleased to inform you that...

c. Trình bày mong muốn, yêu cầu

  • I would be grateful if you would let me know of...
  • Could you please send us...
  • If you have any question, please do not hesitate to contact us
  • Please let us know ...

d. Thể hiện sự biết ơn/ lời cảm ơn

  • Thank you so much; I really appreciate that!
  • I appreciate your consideration/assistance/guidance/support
  • Thank you for sharing your expertise
  • Thank you for spending time with me
  • I appreciate your consideration and look forward to hearing from you
  • I appreciate having the opportunity to speak with you today about the Software Engineer position at GHTK.
  • I appreciate the time you and the GHTK team spent interviewing me
  • Thank you so much for referring me for the SE position at GHTK

e. Confirm an interview

  • Hello Ms. XXX,
  • Thank you very much for the invitation to interview for the Software Engineer position. I appreciate the opportunity, and I look forward to meeting with you on Mar 2nd 2022 at 9AM in your office.
  • If I can provide you with further information prior to the interview, please let me know.
  • Best Regards,

f. Interview Thank You Email

  • Hello Ms. XXX,
  • Thank you for taking the time to interview me this morning. I enjoyed our conversation about the SE position and appreciated learning more about how the role works.
  • I feel confident my experience at XXX, as well as my computer science degree, makes me a good candidate for this position.
  • I am excited about the possibility of joining GHTK and contributing to its future successes.
  • I look forward to hearing from you about our potential next steps. If there is any additional information you need, please contact me at

  • Thanks,

No Comments Yet